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Apporre la Firma Digitale alla Fattura Elettronica

La firma digitale - equivalente elettronico della tradizionale firma autografa su carta - è associata stabilmente al documento elettronico sulla quale è apposta e ne attesta con certezza l'integrità, l'autenticità, la non ripudiabilità. Il documento così sottoscritto assume piena efficacia probatoria.

Chi deve Firmare il documento?

Dalla normativa vigente risulta quanto segue:

Ogni file FatturaPA trasmesso al Sistema di Interscambio deve essere firmato dal soggetto che emette la fattura tramite un certificato di firma qualificata.

Nei casi più comuni la firma deve essere apposta dal rappresentante legale del Cedente/Prestatore (soggetto che effettua la cessione del bene o la prestazione del servizio).

In altri casi specifici i documenti possono essere firmati da Intermediari autorizzati o da Soggetti Terzi di cui vi avvalete per l'emissione dei documenti per vostro conto.

Firmare la Fattura Elettronica

Nella seguente procedura prenderemo come esempio di riferimento al software di firma digitale ArubaSign che è quello più diffuso.
ArubaSign

Avviare il software di Firma Digitale

I dispositivi più diffusi per apporre la firma digitale sono:
In entrambi  i casi dobbiamo collegare il dispositivo al nostro computer, aprire la cartella del software ed avviare l'applicazione ArubaSign. In alcuni casi dobbiamo attendere che il software applichi gli ultimi aggiornamenti scaricandoli dalla rete Internet.

Firmare i documenti

Per apporre la firma digitale ai nostri documenti procediamo come segue:

1 - Aprire il documento da firmare

Cliccando sul pulsante Firma si aprirà una finestra che ci permette di selezionare dal nostro computer il documento da firmare. Selezioniamo il file XML che abbiamo scaricato dal software di Wmamba e clicchiamo sul pulsante Apri. In alternativa possiamo trascinare il file XML direttamente sopra al pulsante Firma.

2 - Codice PIN e impostazioni

Attendiamo finché compare una seconda finestra, in qui dobbiamo digitare il codice PIN. Questo codice certifica l'identità del firmatario e deve essere custodito con cura.

In questa finestra è possibile modificare la cartella di destinazione del nostro documento firmato. Come valore di default viene dato quello in cui risiede il file da firmare.
Inoltre è possibile definire che tipo di documento creare a scelta tra i seguenti: Entrambi i formati sono accettati dal Sistema di Interscambio ma, per motivi di compatibilità, i nostri sistemi accettano solo il formato p7m.

Dopo aver digitato il PIN clicchiamo su Avanti.

3 - dichiarazione di validità

Comparirà una terza finestra in cui ci verrà chiesto di dichiarare la validità del documento che stiamo firmando. Mettiamo un segno di spunta sulla casella posta al lato della dichiarazione e clicchiamo Avanti.

4 - Operazione Conclusa

In fine comparirà una finestra verrà mostrato un messaggio di riepilogo. Se l'esito dell'operazione è andata a buon fine, nella cartella che abbiamo scelto come destinazione, avremo a disposizione il file firmato digitalmente.

Seguire questa procedura per apporre la firma digitale è valida, non solo per le Fatture Elettroniche verso le Pubbliche Amministrazioni, ma per tutti i documenti di cui vorremo certificare la validità in quanto firmatari. Infatti è possibile firmare anche altri tipi di documenti come: files PDF, Fogli di Calcolo, Documenti di testo.

Nel prossimo capitolo di questa guida vedremo come Inviare la fattura al Sistema di Interscambio.
 
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