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Come creare una Fattura Elettronica


Figura 1. Formato di Stampa di una Fattura Elettronica

Come si può osservare dalla Figura 1 il formato di stampa di una Fattura Elettronica è molto diverso da quello di una fattura standard. Il formato tabellare cui eravamo abituati è stato sostituito da un formato lineare a blocchi, in cui ciascun blocco esplicita una sezione di dati del documento.

In questa guida abbiamo voluto fornirvi quante più informazioni possibili sulla struttura delle Fatture Elettroniche. Non lasciatevi spaventare dalla lunghezza di questa pagina perché il software si occuperà di gestire la maggior parte delle operazioni e la compilazione dei dati sarà molto più semplice di quanto vi aspettiate.

Compilazione Semplice

Per semplificare la creazione delle Fatture Elettroniche i nostri software ti offrono un'interfaccia semplice ed intuitiva, molto simile a quella che utilizzi per le fatture standard.

Per facilitare la comprensione del documento abbiamo suddiviso i dati in schede tematiche, ciascuna delle quali tratta una specifica tipologia di dati.

  1. Intestazione
  2. Linee di dettaglio
  3. Contratti
  4. Casse previdenziali
  5. Dati Ritenuta
  6. Dati di Riepilogo

Intestazione

Nella scheda Intestazione vengono trattati i dati identificativi del documento e quelli relativi a Committente, ovvero il cliente destinatario della fattura. Vediamoli nel dettaglio:

Dati Documento

Prog. InvioViene definito Progressivo Invio il numero identificativo del documento in funzione alla progressione di invio delle fatture al Sistema di Interscambio. Questo dato viene assegnato automaticamente dal software.
N° DocumentoIl software provvede alla numerazione progressiva delle fatture a partire dalla numero 1 per ogni annualità di esercizio. E' possibile modificare la numerazione per definire un valore personalizzato.
Data DocumentoData di emissione della fattura. Su questo campo viene eseguito un controllo di validità basato sull'esatta corrispondenza tra la numerazione e la cronologia di registrazione.
Data ScadenzaIndica il termine ultimo in cui il Committente dovrà provvedere al pagamento della fattura. Per velocizzare la compilazione questo campo viene calcolato automaticamente aggiungendo alla data di emissione un periodo di dilazione che potrete impostare a vostra discrezione nella finestra Impostazioni Personalizzate visualizzabile cliccando sul pulsante Impostazioni Personalizzate presente nella barra degli strumenti.
Tipo DocumentoIndica la tipologia del documento.   
Stato PagamentoIndica se al momento dell'emissione della fattura è stato corrisposto il saldo dovuto. Qualora lo stato di pagamento sia 'Non Pagato' e la data di scadenza sia successiva al giorno corrente, viene aggiunta automaticamente una voce nella sezione Agenda che vi ricorderà il ricorrere di questa scadenza.
ProtocolloNumero di protocollo che identifica il documento nella vostra amministrazione contabile.

Dati Committente

I campi relativi ai dati del Committente sono quelli usuali (Denominazione, Indirizzo, Partita Iva, ecc..). Prestiamo particolare attenzione ai seguenti campi:

Denominazione Sociale
Facendo click su questo campo viene mostrata una lista precompilata con le denominazioni dei soggetti che abbiamo registrato nella sezione Gestione Clienti del software. Cliccando su un elemento della lista vengono compilati automaticamente i relativi dati.
NOTA BENE: che nella lista vengono inseriti SOLO i clienti per i quali abbiamo definito i dati richiesti per la Fatturazione Elettronica.
Codice Detinatario
Questo dato viene utilizzato dal Sistema di Interscambio per recapitare la Fattura Elettronica al Committente.
Ha significati diversi a seconda che il Committente sia una Pubblica Amministrazione (PA)  o un Privato:

-) Pubbliche Amministrazioni: in tal caso rappresenta il CODICE UFFICIO destinatario della fattura. Una PA può avere più di un ufficio abilitato alla ricezione delle Fatture Elettroniche, quindi deve essere la stessa PA ad indicarvi il codice corretto.

-) Privati: in tal caso rappresenta il CODICE SDI che il Sistema di Interscambio assegna al Privato.
PEC Destinatario
Indirizzo di Posta Elettronica Certificata del Committente. Deve essere valorizzato solo per i Committenti PRIVATI ed è obbligatorio se non si indica il Codice Destinatario

Linee di dettaglio


Nella seconda scheda dobbiamo definire le linee di dettaglio della nostra fattura, ovvero il dettaglio delle prestazioni, servizi e prodotti che stiamo fatturando al Committente. Analizziamo i campi più significativi di ogni linea di dettaglio:
CategoriaCategoria merceologica del prodotto. Questo campo è una lista precompilata che include le Categorie Prodotti definiti nella sezione Prodotti e Servizi.
DescrizioneDescrizione del prodotto o servizio commercializzato. Quando facciamo click su questo campo  viene visualizzata una lista prodotti e servizi tra quelli registrati nella relativa sezione.
Questa impostazione consente da un lato di velocizzare la compilazione dei documenti e dall'altro di eseguire gli aggiornamenti di giacenza per i prodotti delle categorie soggette a controllo di magazzino.
Note aggiuntiveEventuali note significative per il prodotto o servizio prestato.
UnitàUnità di prodotto oggetto della vendita. Per maggiori dettagli vedi la nota di approfondimento in fondo a questa tabella.
Prz. Netto (*)Prezzo IVA esclusa di una Unità di prodotto. per i prodotti non generici questo dato viene inizializzato in base alle specifiche del prodotto stesso.
Sconto % (*)Valore percentuale dello sconto applicato al Prezzo Netto dell'unità di prodotto.
Prz. Scontato (*)Prezzo Scontato, IVA esclusa, di una unità di prodotto/servizio.
Prz. Lordo (*)Prezzo iva inclusa di una unità di prodotto calcolato in base all'aliquota IVA e al prezzo Scontato.
ImponibileValore parziale imponibile delle unità di prodotto/servizio in oggetto
Imposta IVAValore dell'imposta IVA calcolato sulla base del parziale Imponibile.
SubtotaleValore, IVA inclusa, delle unità di prodotto/servizio in oggetto.
IVA %Valore percentuale dell'aliquota IVA applicata alla vendita. Per i prodotti non generici questo dato viene inizializzato in base alle specifiche del prodotto stesso; mentre per i generici viene inizializzato al valore di default definibile nella finestra Inpostazioni Personalizzate.
RitenutaIndica se i valori della linea di dettaglio devono essere considerate nel calcolo di una eventuale Ritenuta di Acconto.
N.B.: i campi contrassegnati da un asterisco (*) possono essere nascosti alla visualizzazione dei dettagli modificando le Impostazioni Personalizzate Impostazioni Personalizzate.

Contratti

I dati relativi ai contratti hanno significato solo se il Committente è una Pubblica Amministrazione (PA). Infatti, in alcuni casi, l'erogazione di servizi alle PA viene eseguito in merito ad rapporto contrattuale con il fornitore dei servizi stessi. Tale rapporto vien regolato da un documento che può essere un Contratto, una Convenzione oppure un Ordine di Acquisto.

Quando la PA lo richiede esplicitamente, all'interno della Fattura Elettronica devono essere specificati i dati dei rapporti contrattuali.
In tali casi si distinguono due possibilità:
  1. Tutte le linee di dettaglio della fattura fanno riferimento ad un unico contratto: allora si deve aggiungere un'unica riga di contratto globale.
  2. Le linee di dettagli fanno riferimento a contratti differenti: allora bisogna specificare le associazioni tra le righe di dettaglio e i contratti di pertinenza.

Aggiungere un Contratto

Per aggiungere un contratto basta cliccare sul pulsante Aggiungi Documento. Se nella scheda del Cliente abbiamo già definito dei contratti, questi vengono elencati in un menu a tendina. Cliccando su una voce del menu viene creata una riga di contratto precompilata in base ai dati predefiniti. In alternativa è possibile creare una Nuova riga vuota e compilare manualmente i dati.

Casse Previdenziali

I dati relativi alle Casse previdenziali sono OBBLIGATORI se il cedente/prestatore è un soggetto tenuto al versamento del contributo previdenziale separato alla propria cassa di categoria o all’INPS (o ad entrambi).

Dati Ritenuta

I dati relativi a questa scheda devono essere valorizzati se nel documento sono presenti linee di dettaglio e/o casse previdenziali soggette a ritenuta. Questi dati sono obbligatori se il cedente/prestatore è soggetto a ritenuta a titolo di acconto o a titolo definitivo.

Dati di riepilogo

In questa scheda troviamo due tipologie di dati:

Riepilogo IVA

Il software crea automaticamente un riepilogo IVA in base ai dati inseriti nelle varie schede del documento, definendo, per ogni codice IVA, i relativi dati riepilogativi.

Dati di Pagamento

I dati relativi alle modalità di pagamento devono esser definiti solo se si vogliono indicare delle specifiche informazioni relative al pagamento in merito a condizioni, modalità e termini. Possono esser aggiunte più Linee di pagamento in base alle vostre necessità. Fatta eccezione per alcuni casi specifici, la somma degli importi di tutte le linee dovrebbe rispettare i seguenti criteri:
  • deve essere uguale al valore Totale Imponibile del documento nel caso di fatturazione SENZA versamenti a Casse Previdenziali;
  • deve essere uguale al valore a Pagare Lordo del documento nel caso di fatturazione CON versamenti a Casse Previdenziali;
 
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