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Gestione della fatturazione nei rifornitori carburanti

La gestione dei Documenti Fiscali, quali Fatture Vendita e Note Credito e Note Debito, è una funzionalità importantissima in tutti i software gestionali per le attività commerciali. Le differenze sostanziali tra un'attività e l'altra stanno nelle categorie merceologiche trattate che influenzano le modalità di compilazione dei documenti e i metodi di manipolazione dei dati. Le sezioni Fatturazione e Ricevute Fiscali di Maverick XT sono state progettate per supportare le operazioni proprie dei rifornitori di carburanti e, come vedremo, tiene conto di alcune necessità specifiche di questo ordine professionale.

Fatturazione

Tipo documenti

Tramite Maverick XT si possono creare tre tipi di documenti a fatturazione:
Fattura VenditaRegolare fatture di vendita verso clienti a Partita IVA e/o Codice Fiscale.
Nota CreditoNota di credito a favore del cliente destinatario.
Nota DebitoNota di debito del cliente a favore dell'azienda.

Numerazione dei documenti

Ogni documento (Fattura o Nota) viene associato automaticamente dal software ad un numero identificativo calcolato con una numerazione incrementale su base annuale a partire dal n°1 per ogni Registro Fatture.

Lista documenti

Nella visualizzazione di default i documenti registrati vengono elencati in una lista compilata in base all'annualità selezionata e ordinati per data decrescente (dall'ultimo in alto al primo in basso). Ogni riga della lista mostra alcuni dati significativi del relativo documento fiscale.

Per passare da un documento all'altro si puo fare click sulla corrispondente riga, oppure utilizzare le freccie presenti nel Navigatore Documenti.

Si può passare alla visualizzazione Dettagli documento cliccando sul pulsante Visualizza dettagli documenti posto sul Navigatore.

Editor Fatture

Editor Fatture Per creare nuovi documenti o modificare quelli già registrati è stato sviluppato un editor funzionale ed intuittivo, il cui funzionamento rispecchia le usuali modalità di compilazione delle fatture e documenti fiscali in genere.

Per creare un nuovo documento basta cliccare sul pulsante Nuovo (CTRL+X) nuovo documento della barra degli strumenti. Mentre per modificare un documento esistente lo si deve selezionare e si deve cliccare sul pulsante Modifica (CTRL+E) edit della barra degli strumenti. In entrambi i casi l'editor viene opportunamente inizializzato con nuovi valori o con i valori del documento da modificare.

Dati principali delle fatture

N° DocumentoCome abbiamo già detto il software provvede alla numerazione progressiva delle fatture a partire dalla numero 1 per ogni annualità di esercizio.
Data DocumentoData di emissione della fattura. Su questo campo viene eseguito un controllo di validità basato sull'esatta corrispondenza tra la numerazione e la cronologia di registrazione.
Data ScadenzaIndica il termine ultimo in cui il Cliente dovrà provvedere al pagamento della fattura. Per velocizzare la compilazione questo campo viene calcolato automaticamente aggiungendo alla data di emissione un periodo di dilazione che potrete impostare a vostra discrezione nella finestra Impostazioni Personalizzate visualizzabile cliccando sul pulsante Impostazioni Personalizzate presente nella barra degli strumenti.
Tipo DocumentoIndica la tipologia del documento a scelta tra quelli precedentemente elencati.
Stato PagamentoIndica se al momento dell'emissione della fattura è stato corrisposto il saldo dovuto. Qualora lo stato di pagamento sia 'Non Pagato' e la data di scadenza sia successiva al giorno corrente, viene aggiunta automaticamente una voce nella sezione Agenda che vi ricorderà il ricorrere di questa scadenza.
ProtocolloNumero di protocollo che identifica il documento nella vostra amministrzione contabile.

Dati del cliente

Immediatamente sotto ai dati principali troviamo il riquadro che contiene i dati del cliente destinatario del documento fiscale. Il campo 'Denominazione Sociale' è una lista combinata di tutti i soggetti registrati nella sezione Gestione Clienti. Selezionando un valore dalla lista vengono assegnati automaticamente tutti i dati identificativi del cliente.

Dettagli fatture

Nel blocco centrale dell'interfaccia grafica troviamo la lista dettagliata dei prodotti e dei servizi eseguiti dal nostro Rifornitore Carburanti. Ogni elemento della lista è costituito dai seguenti campi principali:

CategoriaCategoria merceologica del prodotto. Questo campo è una lista precompilata che include i carburanti e le Categorie Prodotti definiti nella sezione Prodotti e Servizi.
DescrizioneDescrizione del prodotto o servizio commercializzato. Per i prodotti della categoria Generica questo campo deve essere scritto manualmente; mentre per i prodotti appartenenti ad una categoria specifica (es. Carburanti, Non-Oil, Servizi) viene compilata una lista dei prodotti appartenenti a quella categoria. Questa impostazione consente da un lato di velocizzare la compilazione dei documenti e dall'altro di eseguire gli aggiornamenti di giacenza per i prodotti delle categorie soggette a controllo di magazzino.
Note aggiuntiveEventuali note significative per il prodotto o servizio prestato.
ImballoLa Descrizione dell'imballo ha significato solo per alcuni prodotti e serve principlamente per identificare esattamente il prodotto venduto. Ad esempio è utile se di uno stesso prodotto esistono più confezionamenti (barattolo 1 litro, fusto 25 litri ecc.)
UnitàUnità di prodotto oggetto della vendita. Per maggiori dettagli vedi la nota di approfondimento in fondo a questa tabella.
KgPer i prodotti lubrificanti il software provvede a calcolare le quantità in chilogrammi corrispondenti alle unità di prodotto vendute in fattura.
Prz. Netto (*)Prezzo IVA esclusa di una Unità di prodotto. per i prodotti non generici questo dato viene inizializzato in base alle specifiche del prodotto stesso.
Sconto % (*)Valore percentuale dello sconto applicato al Prezzo Netto dell'unità di prodotto.
Prz. Scontato (*)Prezzo Scontato, IVA esclusa, di una unità di prodotto/servizio.
Prz. Lordo (*)Prezzo iva inclusa di una unità di prodotto calcolato in base all'aliquota IVA e al prezzo Scontato.
ImponibileValore parziale imponibile delle unità di prodotto/servizio in oggetto
Imposta IVAValore dell'imposta IVA calcolato sulla base del parziale Imponibile.
SubtotaleValore, IVA inclusa, delle unità di prodotto/servizio in oggetto.
IVA %Valore percentuale dell'aliquota IVA applicata alla vendita. Per i prodotti non generici questo dato viene inizializzato in base alle specifiche del prodotto stesso; mentre per i generici viene inizializzato al valore di default definibile nella finestra Inpostazioni Personalizzate.
N.B.: i campi contrassegnati da un asterisco (*) possono essere nascosti alla visualizzazione dei dettagli modificando le Impostazioni Personalizzate Impostazioni Personalizzate.

Importante nota sul campo Unità.

Per quanto riguarda la vendita di prodotti lubrificanti, NonOil e per tutti i prodotti appartenenti alle categorie soggette a controllo di magazino, nel campo Quantità è necesario indicare il numero di unità di misura vendute e non il numero di imballi. Ad esempio se vendo un fusto da 208 litri di lubrificante, dovrò scrivere quantità=208 unità; se vendo 2 barattoli da 4 litri dovrò scrivere quantità=8; se vendo 5 Barattoli da 1 Litro dovrò scrivere quantità=5.

Questa impostazione consente di scaricare la vendita di unità singole di prodotto, a prescindere dall'imballo di confezinamento. Ad esempio se decidessi di impiegare un Fusto da 208 litri di lubrificante per eseguire i rabbocchi nel Punto Vendita, avrò la possibilità di scaricare volta per volta le quantità vendute. Ad ogni scarico la giacenza contabile del prodotto verrà decurtata delle unità indicate nel campo Unità.

Epilogo Fatture

Il software prevede due modalità di epilogo per le fatture, le Note Credito e le Note Debito emesse dal rifornitore carburanti. Si può facilmente passare da una modalità all'altra modificando le preferenze nelle Impostazioni Personalizzate Impostazioni Personalizzate.

Epilogo Contributivo

Epilogo Fatturazione contributtiva Questa modalità è stata pensata per i casi in cui la fattura prevede il calcolo della contribuzione previdenziale e della ritenuta d'acconto. Il software provvede a calcolare automaticamente i totali di fattura in base ai dati inseriti.
Contributo INPSPer il calcolo del cotributo INPS si deve digitare la percentuale contributiva rispetto alla base IVA e la percentuale di tassazione applicata al valore contributivo.
Contributo Cassa Previdenziale SeparataNel caso sia necessario il versamento ad una cassa Previdenziale separata si deve indicare, come sopra, la percentuale contributiva e la percentuale di tassazione.
Ritenuta d'accontoValore trattenuto come acconto di tassazione sulle prestazioni eseguite.
Epilogo Fatturazione semplificata

Epilogo Semplificato

Nella modalità semplificata l'epilogo è costituto essenzialmente dai dati principali di fatturazione. In base ai dati inseriti nei Dettagli Documento, il software provvede a calcolare automaticamente i totali per i campi: Chilogrammi, Totale Imponibile, Totale Imposta IVA, Totale Documento.

Note rapide

Tramite la funzionalità 'Note Rapide' possiamo memorizzare stringhe di testo che possono essere richiamate rapidamente per essere inserite come annottazioni alla fattura. Una nota rapida può essere associata esplicitamente al cliente selezionato oppure impostata come nota generica valida per tutti i clienti. Quando si chiama questa funzione viene mostrata una finestra di dialogo in cui sono elencate le note generiche e quelle associate al cliente; faccendo doppio click su una nota questa viene accodata al testo delle Annotazioni. Inoltre la finestra è dotata degli strumenti per creare, modificare e eliminare le note.

Strumenti di ricerca

Strumenti di ricerca fatture

Maverick XT mette a disposizione alcuni strumenti di ricerca che consentono di trovare velocemente i documenti che rispondono ai criteri di ricerca impostati.

Ricerca per dataAttivando questa opzione è possibile filtrare i documenti in base ad un intervallo data oppure in base ad una annualità.
Ricerca per N° DocumentoAttivando questa opzione i documenti vengono filtrati in base al numero identificativo incluso nell'intervallo impostato.
Ricerca per ClienteIl campo di ricerca viene ristretto ai documenti associati al cliente selezionato.

Le opzioni possono essere combinate per restringere il campo di ricerca ed ottenere risultati più specifici.

Nel prossimo paragrafo approfondiremo l'argomento sulla Gestione dei Registri Fatture.
 
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