Gestione acquisto prodotti e servizi nei rifornitori carburanti

Nell'amministrazione dei rifornitori carburanti è di fondamentale importanza la gestione delle Fatture di Acquisto dei prodotti e dei servizi in quanto ci permette di avere il controllo dei costi che incidono sulla conduzione della nostra attività commerciale. Maverick XT è dotato di una apposita sezione progettata in modo da fornire nel contempo funzionalità e flessibilità nella gestione delle operazioni di acquisto. Da un lato permette di registrare l'acquisto dei lubrificanti e dei prodotti Non-Oil attraverso un sistema di controllo relazionato con la sezione Prodotti e Servizi, grazie al quale i parametri dei prodotti vengono aggiornati in funzione dei dati immessi nelle fatture acquisto. D'altro canto il software consente anche la registrazione di fatture relative all'acquisto di prodotti di consumo e servizi onerosi di varia natura, ad esempio acquisto di materiali per ufficio, spese per corrente elettrica, costi di consulenze e prestazioni professionali.

Cloud allegati

Ad ogni documento può essere allegata la copia digitalizzata della fattura acquisto, permettendovi di sfruttare le potenzialità offerte dai Servizi Cloud Wmamba. I vostri documenti sono protetti e possono essere visualizzati esclusivamente attraverso i sistemi sviluppati da Wmamba. Saranno sempre disponibili on-line ed accessibili ovunque vi troviate.

Lista Documenti

Nella visualizzazione principale l'interfaccia grafica mostra la Lista dei documenti registrati, compilata per annualità di esercizio e ordinata per data decrescente. Per ogni fattura acquisto sono visualizzati alcuni campi significativi. Tra questi prestiamo particolare attenzione alla colonna Allegati; cliccando col destro del mouse sulle celle di questa colonna viene mostrato un menu a tendina che ci permete di manipolare i file da allegare al documento attraverso le seguenti opzioni:

Allega PDF	Visualizza una finestra di dialogo che permette di caricare nella vostra area Cloud la copia in formato PDF della fattura acquisto.
Mostra Allegato	Visualizza la copia del documento precedentemente caricato.
Elimina Allegato	Elimina il file PDF allegato al documento.

Quando i documenti contengono un allegato viene visualizzata l'icona nella relativa cella.

Il menu Opzioni Allegati può essere visualizzato anche cliccando sul relativo pulsante posto sulla barra degli strumenti.

Editor Fatture Acquisto

Nella visualizzazione alternativa ogni documento viene mostrato in forma dettagliata. Questo layout viene attivato anche quando si sta creando un nuovo documento o quando si sta modificando uno già registrato. L'editor è stato sviluppato in modo da contemplare nella stessa schermata sia i dati specifici della fattura che quelli relativi alla registrazione delle operazioni di carico, necessari nell'acquisto di Prodotti lubrificanti ed affini.

Dati principali

Data Fattura	Data di emissione della fattura di acquisto.
Numero Fattura	Numero identificativo del documento.
Scadenza Fattura	Data di scadenza del documento. N.B.: quando la data di scadenza è successiva al giorno corrente e lo stato di pagamento è impostato su NON pagato il software genera automaticamente un nota di promemoria che viene registrata nella sezione Agenda.
Denominazione Fornitore	In questo campo si può selezionare il fornitore in base ad una lista precompilata dei soggetti registrati nella sezione Gestione Fornitori. Modificando questo dato viene compilata automaticamente la lista dei Prodotti e servizi associati a quel fornitore; questo consente di velocizzare la compilazione dei dettagli del documento.
Protocollo	Numero di protocollo che identifica il documento nella vostra amministrzione contabile.
I seguenti campi sono significativi solo in caso di acquisto di prodotti lubrificanti ed affini. Infatti in tali casi la normativa vigente prevede che i dati di carico vengano riportati nel registro ufficiale di Carico/Scarico, indicando la numerazione assegnata al carico, la data di carico e le quantità, espresse in chilogrammi, di prodotto introdotte.
Numero Carico	Numero identificativo associato all'operazione di carico, riportato nel registro di Carico/Scarico degli oli lubrificanti.
Data Carico	Data del registro di Carico/Scarico in cui è stato registrato il carico dei prodotti lubrificanti.

Dettagli Fatture Acquisto

Immediatamente sotto i dati principali troviamo i dettagli della fattura acquisto.

Importante nota sui lubrificanti

Riguardo all'acquisto dei prodotti lubrificanti è necessario compendere le corrispondeze tra i campi quantità e Chilogrammi (Kg). Facendo riferimento a quanto detto nella guida all'Editor Prodotti e Servizi si tenga presente che il software è in grado di calcolare i Kg in carico in base alla seguente formula:
dove UMI= Unità di Misura per Imballo. Il prodotto (N° imballi x UMI) definisce le Unità di prodotto acquistate.

Per fare alcuni esempi: se si acquistano due fusti da 20 Litri di lubrificanti con densità pari a 0.877 la formula sopra diventa: Kg=2 (imballi) x 20 (UMI) x 0.877. Se invece acquistiamo 12 confezioni dello stesso lubrificanto imballato in Barattoli da 1 litro avremo: Kg=12 (Imballi) x 1(UMI) x 0.877.

Viceversa, se modifichiamo il campo Kg il software aggiornerà la densità specifica del prodotto secondo la formula inversa:

Vediamo ora i vari campi del riquadro dettagli:

Descrizione Prodotto	In questo campo si deve scrivere la descrizione del prodotto o servizio acquistato. Durante la digitazione il software mostra una lista di prodotti e servizi precompilata in base a quelli associati al fornitore selezionato. Se il prodotto voluto compare nella lista il software lo mette in evidenza e lo possiamo selezionare cliccandoci sopra oppure premendo INVIO; le proprietà del prodotto selezionato vengono assegnate ai relativi campi. Se il prodotto non compare nella lista il software lo identifica nella categoria Generica e lascia a noi il compito di definirne le proprietà.
Categoria	Categoria principale a cui appartiene il prodotto o servizio. Questo dato viene assegnato automaticamente dal software e non può essere modifcato.
Imballo	Imballo di confezionamento del prodotto. Per i prodotti predefiniti questo valore viene assegnato dal software mentre per i prodotti generici viene lasciato in bianco.
Quantità N° Imballi	Indica il numero di imballi di prodotto acquistato.
Kg	Campo significativo solo per i prodotti lubrificanti; indica i chilogrammi corrispondenti alle quantità acquistate (Vedi nota esplicativa sopra).
Prezzo Unit. Netto	Prezzo di acquisto (IVA esclusa) di una Unità di prodotto.
Sconto %	Percentuale di sconto applicato all'acquisto del prodotto.
Prezzo Scont. Netto	Prezzo (IVA esclusa) di una Unità di prodotto scontato.
Imponibile	Parziale Imponibile delle quantità acquistate.
Imposta IVA	Valore dell'imposta IVA calcolata sulla base del Parziale Imponibile.
Subtotale	Valore (IVA inclusa) delle quantità di prodotto acquiastate.
IVA %	Valore dell'Aliquota IVA applicata all'acquisto del prodotto o servizio.

Epilogo Fatture Acquisto

Nella chiusura dei documenti troviamo il riquadro epilogativo che riporta i seguenti dati:

Stato di pagamento	Indica se la fattura è stata pagata oppure no. Per le fatture NON pagate la cui data di scadenza è successiva al giorno corrente viene registrata una nota di promemoria nella sezione Agenda.
Tot. Kg	Totale chilogrammi calcolato sommando i relativi campi dei dettagli. IMPORTANTE: nell'acquisto di prodotti lubrificanti questo campo indica il valore che deve essere riportato nel registro ufficiale di Carico/Scarico in merito alle quantità in carico.
Tot. Imponibile	Valore del totale imponibile della fattura acquisto, calcolato automaticamente sommando i valori parziali dei dettagli.
Tot. Imposta	Totale dell'imposta IVA calcolata automaticamente sommando le imposte Parziali dei dettagli.
Tot. Documento	Somma dell'Imponibile e dell'Imposta Totali.
Annotazioni	Eventuali annotazioni significative.