Guida alla sezione: Gestione Fuel Card

La Fuel Card è una carta che consente ai Clienti dei rifornitori di acquistare carburanti, oli o servizi senza utilizzare i contanti. Infatti la Fuel card è un sistema di pagamento in cui il Cliente è fiduciario di un credito presso una società privata o compagnia petrolifera che mette a sua disposizione un determinato importo monetario virtuale che gli consentirà di acquistare i beni e servizi erogati nel circuito della compagnia. Normalmente le Fuel Card vengono concesse ad aziende che garantiscono l'acquisto periodico di un minimo quantitativo di merci, per questo motivo sono anche dette Carte Aziendali. Non è detto però che anche soggetti giuridici che non costituiscono società o aziende (privati, ditte a conduzione familiare, ecc.) possano stipulare accordi per usufruire di questo servizio.

I gestori di rifornitori carburanti devono gestire i prodotti movimentati tramite Fuel Card in modo differenziato rispetto alle normali transazioni giornaliere. L'iter di gestione può essere schematizzato come segue:

• per gli importi relativi alla vendita di prodotti pagati tramite Fuel Card il gestore diventa creditore rispetto alla compagnia che gestisce il servizio.
• ogni movimento viene registrato telematicamente tramite POS nella banca dati della compagnia.
• Periodicamente la compagnia provvede al saldo dei pagamenti tramite transazioni bancarie o sistemi alternativi di riconoscimento del credito al gestore.
• A scadenze periodiche prefissate il fornitore del srvizio (generalmente la compagnia petrolifera di bandiera) provvede ad emettere, per conto del gestore del Punto Vendita, le Fatture Passive relative alle vendite eseguite tramite Fuel Card.

La sezione Fuel Card di Maverick XT consente di gestire in modo intelligente queste operazioni con funzionalità di supporto che consentono di registrare i movimenti e di controllare lo stato dei relativi pagamenti.

Figura 1 - Interfaccia grafica della sottosezione di registrazione dei movimenti Fuel Card.

La parte fondamentale di questa sezione è costituita dalla lista dei movimenti eseguiti tramite Fuel Card, in cui è possibile registrare rapidamente le operazioni di vendita. Ogni operazione prevede i seguenti dati:

Prodotto	Tipo del prodotto venduto. Può essere selezionato da una lista precompilata che include i prodotti Carburanti e i prodotti Oil-NonOil vendibili tramite Fuel Card.
Litri	Litri di prodotto venduti. Questo campo è particolarmente importante perché in base ai suoi valori viene calcolato l'Erogato Fuel Card durante la registrazione dei Corrispettivi giornalieri (per maggiori chiarimenti vedi la Pagina Scarico e Corrispettivi di questa guida).
Prezzo Unitario	Prezzo di vendita di un litro di prodotto. Solitamente questo valore è riportato nello scontrino stampato dal lettore POS della Fuel Card. Viene assegnato automaticamente quando si seleziona il tipo del prodotto e può essere modificato in caso di variazioni.
Importo	Valore autocalcolato definito dalla moltiplicazione del Prezzo Unitario per i Litri.
N° Chiusura Fuel Card	Questo campo identifica tutte le operazioni che hanno lo stesso numero di Chiusura Contabile.
Data	data in cui viene eseguita la vendita tramite Fuel Card. Anche questo campo è importante nella determinazione dell' Erogato Fuel Card nella sezione Scarico e Corrispettivi
Note	Eventuali annotazioni relative all'operazione.

Raggruppamento e Chiusura Contabile

I movimenti della Fuel Card vengono raggruppati in blocchi di appartenenza numerati in ordine sequenziale. Ogni blocco viene definito e chiuso quando viene eseguita la Chiusura contabile tramite il POS. Questa operazione consente di rendere effettiva la contabilizzazione dei movimenti appartenenti al relativo blocco e di avviare le procedure per la volorizzazione del credito da corrispondere al gestore.

Epilogo Chiusure

Questa sottosezione ci consente di analizzare lo stato dei blocchi di chiusura contabile Fuel Card attraverso il confronto tra gli importi dovuti al gestore e gli importi pagati dalla compagnia petrolifera.

Lista Chiusure Fuel Card

Sulla sinistra abbiamo la lista delle chiusure contabili della Fuel Card disposte in ordine crescente in base alla chiave di chiusura. Ad ogni chiave corrisponde l'importo totale e il campo saldo il cui significato verrà spiegato fra breve.

Gestione Pagamenti Fuel Card

Sulla destra abbiamo gli strumenti per registrare i pagamenti disposti dalla compagnia petrolifera a saldo delle movimentazioni Fuel Card. Nella maggiorparte dei casi i pagamenti vengono eseguiti tramite bonifici bancari. Pertanto abbiamo predisposto gli strumenti per supportare queste operazioni. Tali strumenti sono comunque adatti anche a registrare altri tipi di pagamenti o riconoscimenti di credito alternativi.
Ogni bonifico è identificato da un campo data relativo al giorno di emissione della disposizione; un campo Totale Importo equivalente all'importo totale della disposizione bancaria; un gruppo di dati per la registrazione dei dettagli del bonifico. Questo gruppo è molto importante perchè uno stesso bonifico può contenere importi parziali per il pagamento di chiusure diverse di Fuel Card. Oppure l'importo di una chiusura può essere pagata in due o più bonifici distinti. Quindi è necessario che ogni parziale venga correttamente legato alla relativa chiusura. Per ottenere questo risultato abbiamo i seguenti campi nel dettaglio del bonifico:

• Importo: valore monetario di ogni voce parziale del bonifico.
• Legame: numero del blocco di chiusura a cui si riferisce quella voce di pagamento.

Analisi Dei movimenti

Figura 3

Quando si eseguono le registrazioni dei pagamenti il software provvede ad individuare le relazioni con le chiusure e a contabilizzare gli importi pagati e le rimanenze a saldo.

Nella Figura 3 possiamo osservare un esempio che ci sarà utile per comprendere meglio alcuni meccanismi. Nel riquadro a sinistra abbiamo selezionato la chiusura n° 266; di conseguenza, nel riquadro centrale, il software ha messo in evidenza tutti i movimenti che contengono voci di dettaglio legate alla seddetta chiusura. Infatti selezionando una delle righe evidenziate, nel riquadro a destra vengono mostrati i dettagli del bonifico, dove possiamo osservare che una delle voci riporta il numero di legame 266 di cui stiamo analizzando i pagamenti.

Conclusioni

La sezione Fuel Card offre ottimi strumenti di gestione finalizzati ad ottimizzare il vostro lavoro con procedure rapide ed efficaci. Se inizialmente le procedure potrebbero sembrarvi un po' ostiche, vi renderete conto che invece sono molto semplici e intuittive perchè le operazioni più impegnative vengono eseguite automaticamente dal software.

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