Guida alla sezione: Documenti Fiscali.

La gestione dei Documenti Fiscali, quali Fatture Vendita e Ricevute Fiscali, è una funzionalità importantissima in tutti i software gestionali per le attività commerciali. Le differenze sostanziali tra un'attività e l'altra stanno nelle categorie merceologiche trattate che influenzano le modalità di compilazione dei documenti e i metodi di manipolazione dei dati. La sezione Documenti Fiscali di Maverick XT è stata progettata per supportare le operazioni proprie dei rifornitori di carburanti e, come vedremo, tiene conto di alcune necessità specifiche di questo ordine professionale.

Categorie dei prodotti.

I prodotti che possono essere inserti nei documenti fiscali vengono divisi in quattro categorie:

• Carburanti: a questa categoria appartengono tutti i Prodotti Carburanti registrati nella relativa sezione.
• Lubrificanti: nella gestione dei Rifornitori Carburanti i prodotti lubrificanti devono essere contabilizzati con modalità specifiche, sia nella fase di Carico (acquisto) che in quella di Scarico (vendita). Infatti tutte le variazioni di giacenza relative a questi prodotti devono essere registrate nei preposti Registri di Carico/Scarico, con quantificazioni espresse in Chilogrammi.
• Prodotti NonOil: appartengono a questa categoria tutti i prodotti commercializzati dal Punto Vendita che NON sono classificabili come Lubrificanti.
• Altro: questa categoria generica consente di inserire nei documenti fiscali voci di vario tipo. Ad esempio Spese di manutenzione, Prestazioni professionali, Contributo Oli Usati e altre voci fatturabili che non rientrano nelle suddette categorie.

La suddivisione in categorie implica notevoli vantaggi nella compilazione dei documenti fiscali:

• Nello stesso documento possono essere inseriti prodotti e prestazioni di vario tipo. Sarà il software a determinare le modalità più opportune per gestire le varie voci. Ad esempio per la vendita di prodotti lubrificanti e NonOil, Maverick XT provvederà ad aggiornare la giacenza contabile scorporando le quantità vendute dal registro di magazzino.
• La compilazione dei documenti risulterà facilitata dall'applicazione di appositi filtri che riducono la lista dei prodotti selezionabili in base alla Categoria impostata per quella voce di dettaglio.
• Viene ottimizzata la gestione dell'attività grazie alla classificazione dei prodotti coerente con le specifiche merceologiche dei rifornitori carburanti.

Annualità di esercizio.

I documenti fiscali vengono suddivisi per annualità di esercizio. Ovvero tutti i documenti emmessi in un dato periodo verranno contabilizzati in base all'anno della data di emissione.

Tipologia dei Documenti Fiscali.

In Maverick XT i Documenti Fiscali vengono classificati in due tipologie: Fatture Vendita e Ricevute Fiscali. La differenza sostanziale sta nel fatto che per le Fatture deve essere indicato il committente destinatario (Cliente).

Registri Fatture.

Secondo la normativa vigente tutte le fatture emesse devono essere registrate in appositi Registri Fatture. Le fatture associate ad un dato registro devono rispettare una numerazione sequenziale congrua con la data di emissione del documento.

Maverck XT mette a vostra disposizione un registro fatture di default e vi da la possibilità di crearne di nuovi in base alle necessità contabili della vostra attività.
Escluso quello di default, i nuovi registri creati, che terminano il loro ciclo di vita, possono essere dismessi.

Interfaccia Grafica

Figura 1.

Vediamo ora le specifiche della sezione facendo diretto riferimento all'interfacia grafica.
In tutti i Documenti Fiscali si possono individuare due blocchi differenziati di dati:

• Dati Principali dei Documenti Fiscali;
• Dettagli dei Documenti Fiscali.

Dati Principali dei Documenti Fiscali.

I dati principali delle Fatture Vendita e delle Ricevute Fiscali sono:

Numero Documento	Nella versione base del software il numero identificativo del documento viene calcolato automaticamente con una numerazione incrementale su base annuale a partire dal n°1 per ogni Registro Fatture.
Data Documento	Sulla data di emissione delle Fatture Vendita viene eseguito un controllo di validità basato sull'esatta corrispondenza tra la numerazione e la cronologia di registrazione fiscale.
Tipo Documento	Consente di definire la tipologia del documento, a scelta tra Fattura e Ricevuta Fiscale
Data Scadenza	Questo campo indica il termine ultimo in cui il Cliente dovrà provvedere al saldo del documento. Per velocizzare la compilazione della fattura, questo campo viene calcolato automaticamente aggiungendo alla data di emissione un periodo di dilazione che potrete impostare a vostra discrezione.
Stato pagamento	indica se all'emissione della fattura vendita è stato corrisposto il saldo dovuto. N.B. Qualora lo stato di pagamento sia 'NON PAGATA' e la data di scadenza sia successiva al giorno corrente di sistema, viene aggiunta automaticamente una voce nella sezione Aggenda che vi ricorderà il ricorrere di questa scadenza.
Chilogrammi	qualora nella Fattura o Ricevuta Fiscale compaiano prodotti Lubrificanti viene calcolata la quantità totale, espressa in chilogrammi, di lubrificanti venduti.
Totale Imponibile	totale al netto dell'imposta IVA delle Fatture Vendita.
Totale Imposta IVA	totale dell'Imposta IVA applicata.
Totale Documento	importo totale del documento.
Dati del Cliente	riquadro in cui vanno digitati i dati identificativi del cliente destinatario della fattura. Il campo 'Denominazione Sociale' è una lista combinata di tutti i clienti registrati. Selezionando un valore dalla lista vengono assegnati automaticamente tutti i dati identificativi del cliente. In alternativa, è possibile scrivere manualmente i valori di ciascun campo.

Dettagli Documenti.

In questo blocco di dati troviamo la lista dettagliata dei prodotti e servizi eseguiti dal Rifornitore Carburanti. Ogni elemento della lista è costituito dai seguenti campi:

Categoria	categoria di appartenenza del prodotto/servizio
Descrizione Prodotto/Prestazione	una volta definita la Categoria, è possibile selezionare il prodotto da una lista precompilata in base ai prodotti registrati nelle sezioni Carburanti e Prodotti Oil-NonOil. Tale lista verrà ridotta proprio in base alla categoria, in modo da velocizzare i tempi di compilazione dei documenti fiscali. Quando la categoria è impostata sulla voce Altro, la descrizione delle prestazioni può essere eseguita manualmente. Maverick XT provvederà a salvare in memoria quella descrizione in modo da renderla disponibile nelle successive compilazioni.
Imballo	descrizione dell'imballo di confezionamento del prodotto (ad esempio: Barattolo da 1 Lt; Fusto 22 Kg). Questo campo è utile per un'identificazione più diretta del prodotto, ed è particolarmente significativo in relazione ai prodotti Oil-NonOil.
Quantità	unità di prodotto/servizio interessati dalla vendita. Nel caso dei carburanti questo campo indica i litri; per i lubrificanti può indicare i litri o i chilogrammi, in base al parametro Unita di Misura assegnato al prodotto (vedi la sezione Gestione Prodotti Oil-NonOil).
Kg	quantità, espressa in Chilogrammi, di prodotto interessati dalla vendita. Questo campo ha significato per i prodotti lubrificanti.
Prezzo Unit. (SIVA)	prezzo al netto IVA di una unità di prodotto/servizio.
Sconto %	valore percentuale dello sconto applicato al Prezzo Netto dell'unità di prodotto.
Prezzo Scontato	prezzo Scontato al netto IVA di una unità di prodotto/servizio.
Prezzo Unit. (+IVA)	prezzo Scontato al lordo IVA di una unità di prodotto/servizio.
Imponibile	valore netto delle unità di prodotto/servizio vendute nella Fattura o Ricevute Fiscale.
Subtotale	valore al lordo IVA delle unità di prodotto/servizio vendute nella Fattura o Ricevute Fiscale.
Aliquota IVA	percentuale IVA applicata ad ogni prodotto/servizio.

Calcolo Automatico

I campi numerici dei dettagli sono soggetti ad una procedura di calcolo automatico dei rispettivi valori. Ad esempio il 'Subtotale' viene clcolato moltiplicando il 'Prezzo Unit. Lordo' per la 'Quantità'. Quindi, modificando il valore di un campo vengono aggiornati i campi correlati. Questo vi consentirà di velocizzare notevolmente la creazione delle Fatture Vendita o delle Ricevute Fiscali e di ottimizzare la gestione del vostro tempo e del lavoro del Rifornitore Carburanti.

Personalizzare la struttura dei Documenti Fiscali.

Maverick XT consente di personalizzare la struttura dei Documenti Fiscali emessi dal Rifornitore Carburanti. Come è mostrato in figura 2., cliccando nella voce di menu Impostazioni personalizzate compare una finestra di dialogo in cui potete scegliere:

• quali campi inserire nei Dettagli Documento;
• il valore standard dell'Aliquota IVA;
• il numero di giorni di dilazione tra la data di emissione e quella di scadenza della Fattura.

Questa utilità consente, volta per volta, di strutturare i documenti fiscali in base alla tipologia di prodotti venduti. Ad esempio se si compila un documento relativo alla vendita dei soli Carburanti, è auspicabile che si vogliano nascondere i campi: Chilogrammi,Prezzo Unitario (SIVA), Sconto ecc.

Modalità di visualizzazione dei documenti.

Le Fatture Vendita registrate in questa sezione possono essere visualizzati con due modalità:

1. Modalità Lista Documenti: i documenti registrati vengono elencati in una lista tabellare in cui ciascuna riga contiene i 'Dati Principali' della fattura. Selezionando un elemento della lista vengono mostrati i relativi valori di dettaglio. Questa modalità consente una rapida consultazione dei Documenti emessi dal Rifornitore Carburanti.
2. Modalità; Dettagli Documento: ogni documento viene mostrato in forma dettagliata (Vedi Figura 1). In questo caso, per spostarsi tra i documenti registrati dobbiamo utilizzare le freccie di navigazione che troviamo nella barra degli strumenti secondaria.

Strumenti di ricerca.

Nella scheda Strumenti di Ricerca troviamo le utilità necessarie per trovare rapidamente i documenti emessi dal Rifornitore Carburanti. La ricerca avviene impostando uno o più parametri di legame:

• Ricerca per data: consente di impostare due intervalli data entro i quali devono ricadere i documenti cercati.
• Ricerca per N° documento: trova il documento corrispondente al numero identificativo indicato.
• Ricerca per Cliente: trova tutti i documenti emessi a carico di un Cliente nell'anno di esercizio selezionato.
• Ricerca per Prodotto: trova tutti i documenti emessi relativi alla vendita di un dato prodotto.

È possibile restringere il campo di ricerca impostando più parametri contemporaneamente.

Stampa dei Documenti Fiscali.

L'ultima importante funzionalità del software che andiamo ad analizzare è quella che ci consente la stampa delle fatture vendita registrate.
Il formato di stampa dei documenti riporta la struttura definita attraverso lo strumento di personalizzazione che abbiamo visto in precedenza.
Nella finestra di anteprima possiamo aprire più documenti contemporaneamente, anche se di diverse sezioni e passare da un'anteprima all'altra tramite lo strumento Seleziona Anteprima. Le funzionalità di stampa si interfacciano automaticamente con le stampanti o plotter installate sul vostro PC, inoltre consentono la creazione delle coppie delle Fatture Vendita in formato PDF, ad oggi il più diffuso per la digitalizzazione dei documenti.
Altro aspetto importante è la possibilità di impostare i margini di stampa dei documenti in modo da adattarli alle caratteristiche della vostra stampante.

Conclusioni.

Attraverso le varie fasi di progettazione, sviluppo e ottimizzazione di questa sezione del software abbiamo cercato di creare uno strumento facile da usare, che rispecchiasse il più possibile le modalità usuali di compilazione delle Fatture Vendita e delle Ricevute Fiscali, con l'idea che fosse il software ad adattarsi alle vostre esigenze e non il contrario. Abbiamo perfezionato il software con algoritmi di calcolo e automazione che consentissero di velocizzare la registrazione dei documenti, di fornirvi un certo grado di personalizzazione e di garantire la massima sicurezza ed efficenza nella manipolazione dei dati.
Convinti di poter raggiungere risultati ancora migliori, siamo comunque certi di aver creato un prodotto di ottima qualità. A voi lasciamo il compito di verificarlo e di fornirci eventuali suggerimenti.

Pagina precedente Pagina successiva