Guida alla sezione: Chiusura Magazzino Prodotti Lubrificanti e NonOil.

Alla fine di ogni anno i gestori dei Rifornitori Carburanti sono tenuti a compilare i rapporti di chiusura annuale di esercizio, in cui devono essere riportati i valori epilogativi delle movimentazioni dei prodotti commercializzati, con specifico riferimento ai Carburanti e ai prodotti Lubrificanti.

In Maverick XT la riconciliazione dei Carburanti viene eseguita tramite gli strumenti messi a disposizione nella sezione Rilievi di Giacenza Carburanti. Per i prodotti lubrificanti, abbiamo invece appositamente sviluppato la sezione Chiusure di Magazzino, che è stata ideata im modo da fornire al gestore semplici utilità analitiche e gli strumenti per eseguire facilmente la chiusura annuale del magazzino merci, sia per i prodotti lubrificanti che per i prodotti NonOil.

Verifica di Magazzino

Per poter eseguire un'analisi accurata dello stato di giacenza dei prodotti lubrificanti e NonOil è necessario innanzitutto eseguire il controllo delle unità di prodotto realmente presenti nel deposito merci. A tale scopo, Maverick XT, mette disposizione gli strumenti implementati nella sezione Verifica di Magazzino. Eseguendo la Verifica di Magazzino possiamo determinare la Giacenza Effettiva dei prodotti, e forniamo al software i valori necessari per elaborare correttamente i dati di chiusura.

Riconciliazione Giacenze Lubrificanti

L'argomento principale di questa sezione è la riconciliazione delle giacenze dei prodotti lubrificanti (e grassi) che viene eseguita dal raffronto dei seguenti dati:

Apertura	Quantità in chilogrammi presenti in magazzino all'apertura dell'anno di esercizio.
Introdotto	Quantità in chilogrammi di prodotti lubrificanti introdotti in carico durante l'anno di esercizio.
Totale carico	Somma dei valori di Apertura e Introdotto che determinano il carico lubrificanti alla fine dell'anno di esercizio.
Totale Scarico	Quantità in chilogrammi di prodotto lubrificante vendute e scaricate durante l'anno di esercizio.
Rimanenza Contabile	Differenza tra Totale Carico e Totale Scarico che determina la quantità di prodotto lubrificante rimanente in giacenza rispetto al calcolo contabile.
Rimamnenza Effettiva	Quantità di prodotto lubrificante rimanente in giacenza merci, rilevate da una Verifica di Magazzino. Il software calcola questo valore in base alla proprietà Giacenza Effettiva di ciascun prodotto lubrificante (vedi la sezione Gestione Prodotti Oil-NonOil).
Differenza	Differenza tra Rimanenza Effettiva e Rimanenza Contabile.

In base al valore del campo Differenza si possono verificare i seguenti casi:

1) Differenza = 0:
implica l'uguaglianza tra Rimanenza Contabile e Rimanenza Effettiva, ovvero una condizione ottimale dello stato di giacenza dei prodotti lubrificanti.

2) Differenza < 0
implica che la Rimanenza Effettiva è minore della Rimanenza Contabile.
Questa anomalia si verifica quando alcune quantità di prodotto lubrificante sono state vendute, ma la vendita non è stata contabilizzata tramite l'emissione di un apposito Documento Fiscale.

3) Differenza > 0
implica che la Rimanenza Effettiva è maggiore della Rimanenza Contabile.
Questa anomalia si verifica quando è stata contabilizzata la vendita di una quantità di prodotti maggiore di quanto ne siano state effettivamente vendute.

Quando si verificano le anomalie, Maverick XT mette a disposizione alcuni strumenti utili ad indviduarne le cause. Come già detto, la prima cosa da fare è quella di eseguire una Verifica di Magazzino per determinare la Giacenza Effettiva di tutti i prodotti. Il secondo passo consiste nell'individuare i prodotti per i quali la Giacenza Contabile è diversa dalla Giacenza Effettiva, analizzando la tabella dei Prodotti Commercializzati. Per i prodotti che hanno presentato differenze, eseguiamo un controllo dello Storico Movimentazioni, in modo da individuare tutti i movimenti di Carico/Scarico che hanno interessato quel prodotto. Attraverso l'analisi incrociata dei dati ottenuti, dovremmo essere in grado di individuare dove e quando si è verificata l'anomalia e provvedere alla correzione dei dati.

Massima Differenza Tollerata

Come abbiamo visto nella sezione Gestione Prodotti Oil-NonOil, la quantificazione dei lubrificanti e grassi in termini di chilogrammi, avviene attraverso il parametro di trasformazione detto densità. Dato che spesso la densità è un valore con diverse cifre decimali (es. 0,873333275318146 kg/cm³), può accadere che l'approssimazione alla terza cifra decimale richiesta nelle scritture contabili, dia luogo ad imprecisioni nel calcolo totale delle riconciliazioni. Per questo motivo è possibile impostare il valore di Massima Differenza Tollerata. Il software considererà trascurabili le differenze che sono al di sotto di tale valore.

Storico Movimenti Carico/Scarico

Figura 1.

Lo Storico Movimenti Carico/Scarico è una scheda analitica che visualizza tutti i dati necessari ad esaminare lo stato delle movimentazioni e della giacenza dei lubrificanti. Contiene tre gruppi distinti di dati:

Tabella Movimenti

Nella tabella dei movimenti vengono elencate le operazioni di Carico e Scarico di prodotti Oil-NonOil registrate nell'anno in esame. Le operazioni vengono elencate in base all'ordine cronologico di registrazione, a pertire dal valore di apertura annuale. I dati di ciascun movimento sono i seguenti:

Data Movimento	Data in cui è stato registrato il movimento che ha prodotto la variazione delle giacenze di magazzino.
Descrizione	Descrizione sintetica del tipo di operazione che ha generato le variazioni in magazzino. Ad esempio: Carico Prodotti Oil-NonOil, Scarico: Ricevuta Fiscale, Carico Prodotti Lubrificanti, Scarico: Fattura ecc...
N° Documento	Numero identificativo del documento in cui sono state registrate le quantità di prodotto in Carico o in Scarico.
Quantità in Carico	Se l'operazoine è un Carico, questo campo indica la quantità in chilogrammi di prodotto introdotto. Se l'operazione non è un carico il valore del campo rimane zero.
Quantità in Scarico	Se l'operazoine è uno Scarico, questo campo indica la quantità in chilogrammi di prodotto vendute. Se l'operazione non è uno Scarico il valore del campo rimane zero.
Giacenza Parziale	Chilogrammi di prodotto lubrificante (o grassi) rimanenti in giacenza in seguito all'operazione di Carico o Scarico menzionata.

Selezionando uno dei movimenti elencati nella lista il software provvede a calcolare i valori di Riconciliazione Giacenze e a visualizzare i dettagli del movimento.

Riconciliazione Giacenze

Sulla parte destra dell'interfaccia grafica troviamo il riquadro relativo ai dati di riconciliazione delle giacenze dei prodotti lubrificanti. Il significato di questi dati sono stati trattati all'inizio di questa pagina.

Dettagli movimenti

Nel riquadro in basso a sinistra dell'interfaccia grafica vengono elencati i prodotti Oil-NonOil interessati nell'operazione correntemente selezionata nella Tabella dei Movimenti.

Report di Chiusura Annuale

Quando abbiamo fatto tutti i controlli e verificato la correttezza dei dati di giacenza alla fine dell'anno di sercizio possiamo procedere alla creazione del Report di Chiusura. La procedura di creazione dei report è completamente autamtizzata; al gestore spetta solo il compito di impartire il comando Crea Report di Chiusura oppure Aggiorna Report di Chiusura. A quel punto Maverick XT eseguirà la scansione dei prodotti Oil-NonOil commercializzati del Punto Vendita, ne individuerà il prezzo d'acquisto e calcolerà il valore monetario delle quantità rimanenti in giacenza magazzino. In fine, per rendere effettiva la creazione del report sarà suficiente procedere al salvataggio impartendo l'apposito comando.

Figura 2.

Come vedremo nella sezione successiva, i dati di riconciliazione delle giacenze possono essere utilizzati per redigere il Prospetto di chiusura delle movimentazioni dei prodotti carburanti e lubrificanti.

Pagina precedente Pagina successiva