Guida alla sezione: Acquisto Prodotti Lubrificanti e NonOil.

Una delle sezioni più importanti di Maverick XT è quella dedicata alla gestione delle Fatture di Acquisto dei prodotti Lubrificanti e NonOil. Le correlazioni con le altre sezioni del software consentono di facilitare la registrazione delle fatture acquisto. Grazie agli algoritmi di controllo, di completamento e calcolo automatico dei dati, la compilazione dei documenti può essere eseguita con molta rapidità.

La procedura di acquisto dei prodotti lubrificanti e NonOil implica una corrispondenza diretta con le operazioni di Carico dei prodotti commercializzati nel Punto Vendita. Per tale motivo, la sezione è stata ideata per inglobare in un'unica schermata sia i dati di fatturazione che quelli relativi al carico contabile.

Interfaccia Grafica

Figura 1.

In tutti i Documenti Fiscali si possono individuare due blocchi differenziati di dati:

• Dati Principali delle Fatture Acquisto/Carico;
• Dettagli delle Fatture Acquisto/Carico.

Dati Principali dei delle Fatture Acquisto/Carico.

I dati principali delle Fatture Acquisto sono:

Numero Carico	Quando la fattura riguarda l'acquisto di prodotti lubrificanti, è necessario riportare nel Registro di Carico le quantità, in chilogrammi, dei prodotti acquistati. Nel campo Numero Carico dobbiamo digitare il numero identificativo corrispondente a quello della riga del Registro di Carico in cui è stata riportata l'operazione.
Data Carico	Se la fattura riguarda l'acquisto di prodotti lubrificanti, equivale alla data in cui l'operazione è stata registrata nel relativo Registro di Carico. Se invece si tratta dell'acquisto dei soli prodotti NonOil si può digitare la data di emissione della fattura.
Data Fattura	Data di emissione della fattura da parte del fornitore.
Numero Fattura	Numero identificativo della fattura assegnato dal fornitore.
Data Scadenza	Spesso accade che i fornitori applichino delle dilazioni al tempo di pagamento degli acquisti. In questo campo è possibile indicare la data della prima scadenza di pagamento. N.B. Quando si sta registrando una nuova Fattura Acquisto in cui la data di scadenza è successiva alla data corrente di sistema, il software provvede automaticamente ad inserire nell'Agenda un promemoria di scadenza, che, a suo tempo, ci ricorderà di provvedere al saldo del debito.
Denominazione Fornitore	In questo campo dobbiamo indicare il Fornitore da cui stiamo acquistando i prodotti. Questo campo può essere selezionato da una lista precompilata dei fornitori registrati in Maverick XT. La selezione del fornitore deve essere eseguita prima di compilare i dattagli del documento. In questo modo, l'inserimento dei prodotti acquistati verrà semplificato grazie ai filtri di selezione impostati in base al fornitore. Questa impostazione consente, inoltre, di evitare errori di compilazione, impedendo di registrare in carico prodotti non associati al fornitore selezionato.
Stato di Pagamento	Indica se la Fattura Acqusto è stata pagato oppure no.
Totale Chilogrammi	Quando si acquistano prodotti lubrificanti, questo campo indica la quantità, espressa in chilogrammi, dei prodotti acquistati. Tale valore equivale a quello che deve essere riportato nel Registro di Carico.
Totale Imponibile	Valore imponibile dei prodotti acquistati.
Totale Imposta IVA	Valore dell'imposta IVA applicata all'acquisto dei prodotti.
Totale Documento	Importo totale della Fattura Acquisto.
Note	Eventuali annotazioni associate alla Fattura Acquisto.

Dettagli delle Fatture Acquisto

La bivalenza Fatturazione/Carico di questa sezione, impone che nei dattagli dei documenti vengano trattati un numero maggiore di dati rispoetto a quanto accade in una normale Fattura Acquisto. Vediamo quali sono questi dati.

Categoria	Indica la categoria di appartenenza del prodotto acquistato. Può essere scelta da una casella di selezione precompilata. Come abbiamo visto nella sezione Gestione Prodotti Oil-NonOil, le categorie contemplate possono essere: Lubrificanti, NonOil e Altro. Durante la compilazione, il software provvede a filtrare la lista dei prodotti registrati in base alla categoria indicata in questo campo. Se si seleziona la categoria Altro sarà possibile digitare manualmente la descrizione del prodotto/prestazione. Questa impostazione è utile per inserire nel documento voci di fatturazione non propriamente commerciali; ad esempio: Contributo oli usati, Spese di spedizione, Materiale publicitario o Altro...
Descrizione Prodotto / Prestazione	Se si registrano prodotti lubrificanti o NonOil, questo campo indica il nome identificativo del prodotto; può essere selezionato da una lista precompilata dei prodotit registrati e filtrati in base al fornitore e alla categoria. Se invece si stanno registrando voci della categoria Altro, si potrà scegliere la descrizione da una delle voci precompilate oppure provvedere manulamente a digitare la descrizione della prestazione.
Imballo	Descrizione dell'imballo di confezionamento del prodotto. Per le categorie Lubrificanti e NonOil, questo campo viene compilato automaticamente quando si seleziona il prodotto. È utile per identificare con maggior precisione il prodotto da inserire in fattura, ad esempio quando si commercializzano prodotti con lo stesso nome ma con imballi di confezionamento differenti.
Quantità	In questo campo dobbiamo indicare il numero di imballi di prodotto acquistati. Vista sua importanza, questo campo verrà trattato con maggiori dettagli ne paragrafo successivo di questa pagina.
Chilogrammi in Carico	Quantità espressa in chilogrammi delle unità di prodotto acquistate.
Prezzo Unitario (IVA esclusa)	Prezzo d'acquisto, al netto d'IVA, di una unità di prodotto. Il campo viene compilato automaticamente in base alle proprietà del prodotto selezionato e può essere modificato maunalmente.
Sconto %	Percentuale di sconto applicato dal fornitore per l'acquisto di una unità di prodotto.
Prezzo Scontato (IVA esclusa)	Prezzo scontato, al netto IVA, di una unità di prodotto. Quando si sta registrando una nuova Fattura Acquisto, questo valore viene salvato nelle proprietà del prodotto. Qualora il software rilevi delle variazioni rispetto al precedente valore, nella sezione Gestione Prodotti Oil-NonOil, viene generato uno stato di allerta che ci suggerisce di verificare i valori di vendita del prodotto.
Aliquota IVA	Aliquota IVA applicata all'acquisto del prodotto. Questo campo viene compilato automaticamente e può essere modificato manualmente.
Imponibile	Valore imponibile delle quantità di prodotto acquistate. Il campo viene caclolato automaticamente dal software.
Imposta IVA	Valore dell'imposta iva calcolata su base imponibile.
Subtotale	Valore, IVA inclusa, delle quantità di prodotto acquistate.

Il campo Quantità

Per una corretta compilazione delle Fatture Acquisto, è necessario comprendere perfettamente il signficato del campo Quantità. Partiamo quindi da una semplice definizione: In base alla proprietà Unità di misura per Imballo (UMI), impostata nella sezione Gestione Prodotti Oil-NonOil, il software provvederà automaticamente a calcolare le unità di misura da registrare in carico, in relazione al numero di imbali acquistati. Per essere più chiari faciamo qualche esempio:

• se acquistiamo n° 2 cartoni contenenti ciascuno 15 barattoli da 1 litro, avremo come imballo Barattolo 1 Lt e dovremo assegnare al campo Quanità il valore 30. Il software assegnerà come valore di carico 30 unità.
• se acquistiamo n° 1 cartone contenente 4 barattoli da 4 litri ciascuno, avremo come imballo Barattolo 4 Lt e dovremo assegnare al campo Quanità il valore 4. Il software assegnerà come valore di carico 16 unità (4x4).
• se acquistiamo n° 2 cartoni contenenti ciascuno 4 barattoli da 4 litri ciascuno, avremo come imballo Barattolo 4 Lt e dovremo assegnare al campo Quanità il valore 8. Il software assegnerà come valore di carico 32 unità (4x8).
• se acquistiamo n° 1 Fusto da 25 litri di lubrificante, avremo come imballo Fusto 25 Lt e dovremo assegnare al campo Quanità il valore 1. Il software assegnerà come valore di carico 25 unità.
• se acquistiamo n° 2 Fusti da 22 Kg di lubrificante, avremo come imballo Fusto 22 Kg e dovremo assegnare al campo Quanità il valore 2. Il software assegnerà come valore di carico 44 unità (22x2).
• se acquistiamo n° 1 Fusto da 208 litri di lubrificante, avremo come imballo Fusto 208 Lt e dovremo assegnare al campo Quanità il valore 1. Il software assegnerà come valore di carico 208 unità.

Modalità di visualizzazione dei documenti.

Le Fatture Acquisto registrate in questa sezione possono essere visualizzati con due modalità:

1. Modalità Lista Documenti: i documenti registrati vengono elencati in una lista tabellare in cui ciascuna riga contiene i 'Dati Principali' della fattura. Selezionando un elemento della lista vengono mostrati i relativi valori di dettaglio. Questa modalità consente una rapida consultazione delle Fatture Acquisto registrate.
2. Modalità; Dettagli Documento: ogni documento viene mostrato in forma dettagliata (Vedi Figura 1). In questo caso, per spostarsi tra i documenti registrati dobbiamo utilizzare le freccie di navigazione che troviamo nella barra degli strumenti secondaria.

Strumenti di ricerca delle Fatture Acquisto.

Nella scheda Strumenti di Ricerca troviamo le utilità necessarie per trovare rapidamente le Fatture Acquisto dei prodotti lubrificanti e NonOil. La ricerca avviene impostando uno o più parametri di legame:

• Ricerca per data: consente di impostare due intervalli data entro i quali devono ricadere i documenti cercati.
• Ricerca per N° documento: trova il documento corrispondente al numero identificativo indicato.
• Ricerca per Fornitore: trova i documenti registrati a nome del fornitore selezionato.
• Ricerca per Prodotto: trova tutte le Fatture relative all'acquisto di un dato prodotto.

È possibile restringere il campo di ricerca impostando più parametri contemporaneamente.

Allegare Documenti alle Fatture Acquisto.

Sempre più spesso i fornitori inviano ai propri Clienti una copia digitalizzata delle fatture, ad esempio in formato PDF. Maverick XT consente di importare nel proprio data-store le copie digitalizzate dei documenti e di allegarle alla relativa Fattura Acquisto.

 

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